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[2012武汉] 星韵地理研讨会组织工作参考

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发表于 2012-7-30 08:03:47 | 显示全部楼层 |阅读模式
  2012武汉星韵地理研讨会即将召开之际,对会议的组织工作做一点记录与整理,以期对后面的组织者有些参考意义。回忆往届的星韵地理地理研讨会,我们留下许多感触,现在按照三个阶段来规划星韵地理研讨会的相关工作。

阶段
主要工作
描 述
会前准备阶段
主办承办方协调
由当地申办发起人与省市区地理学会、教研室协商联合主办,找到一所合适的中学或者高校来具体承办,在每年的1月1日前确定主办与承办方,并通过星韵地理网研讨会专栏公布。
会议志愿者
根据会务服务规模,选择部分志愿者,以本地高校地理教育专业在校大学生为主,接受部分本地教师志愿者。
会议公告
会议公告,由应届申办组织者起草,会务组发布,第一次公告时间一般为当年的2月1日。
邀请函
会议正式通知(邀请函)一般在会议现场领取,部分星友确实需要邀请函才能办理请假的,可以与会务组联系,邮寄邀请函,邮费需自理。
会议日程安排
会议日程安排一般为两天,
第一天上午安排专家引领报告,下午安排比较有共鸣的主题,第二天上午可以根据报名主题的丰富程度适当安排分会场或沙龙,第二天下午,安排分会场总结性发言、自由发言、下一届会议授旗、财务公开等。
报名统计
报名统计分主办地区与星韵地理网友两个渠道,同时以网络统计方式开展,一般参会报名通道在6月1日开启,预算名额报完即止。报名同时需要确定会后是否参加会后考察、入住酒店以及其他必须提前确定的项目,尽可能在报名时把相关费用一并收取。
报名还需要统计应急联系家人的信息,并明确告知参会人身安全责任自负等条款。
会场地点落实
在会议地点确定后,需要对主分会场的平面图、电源、有线网络和无线网络、屏幕、音响、布置要求等会议基本设施一一列清楚,按会议要求,在暑假前调试到位。明确各岗位的直接负责人。
酒店预定协调工作
根据会议规划的规模,优先联络周边交通便捷、清洁卫生、接待能力相当的经济型酒店。对酒店的名称、位置、周边交通、房间设施、价格进行全面了解,做成酒店指南。
与酒店商谈好优惠价格,为参会老师争取更多优惠,准备好备用酒店方案。
酒店方案在5月31日前完成,在6月1日正式报名公告中公布。
后续根据报名情况,及时与酒店沟通。
会议交流主题沟通
会务组成立学术小组,负责会议发言主题的沟通与审核,确保会议的适度建构与生成的质量。对于发言主题不明确的,或与应届会议主题不兼容的,学术组可以要求发言人修改或拒绝安排发言。
交通指南
机场、火车站、汽车站、会议地点、住宿、主要推荐活动地点的相关交通指南,需要在7月20日前由,会务组组织编写完毕,并通过星韵地理研讨会专栏、星韵地理微信公众号、星韵地理研讨会指定交流群发布。
下一届举办地
下一届举办地由各地星友进行公开公平的申办,在6月30日前,根据申办的规则,完成申办报名工作,如果不止一个地区申办,需要公开进行申办评审程序。包括并不限于申办方案网络公示、网络投票、现场参会人员投票、以及星韵地理核心成员投票等综合评审环节。根据评审的结果,在8月3日下午环节公布下一届举办地。
会议服务阶段
贵宾接待
会议根据主题建构的要求,可能会邀请部分领域的专家,专家的接待由邀请人优先负责,如不方便,可以提前与会务组联系,指定接待人。
接站服务
根据开会地点交通的复杂性,或者是到达时间的特殊性,会务组可以安排部分接站服务,原则上交通由参会人员自理。会务组提供尽可以详细的交通指南。
报到注册
会议报到注册尽可能考虑到参会者的方便,可以在指定入住酒店大堂设立报到注册点,也可以建立网络注册报到通道。
会议资料的领取考虑到便捷,统一设立在会场外,凭会议注册报到登记的信息领取会议资料。
餐饮安排
会议期间提供的中餐,以快餐形式优先。有学校餐厅或指定用餐的位置最好。随行人员用餐,需要交相应的餐费。由会务组根据预算提前公布,在报到注册时一并收取。
交流主题协调
主题发言者需要将最终的发言提纲在7月10日前提交给会务组学术小组,会场工作人员仅接受学术组安排的主题交流材料。
交流主题根据实际现场动态,可能会有微调的需要通过学术组确认。
会场布置
会场布置需要兼顾到网络直播与现场互动的需求。
基本配置,主屏幕安排主讲报告演示,副屏幕一块或两块,安排直播后的图文互动,现场通知。
无线或有线网络,带宽10M以上,确保工作组上网无干扰。如能提供参会者无线接入,需要与会务组区分开。
会场有明显的安全出口及指引。
交通指引
根据主分会场、布展等具体情况,进入学校后有引导牌及欢迎标语,让参会者方便直达会场、分会场。
会议流程
会议流程由学术组负责制定,最晚在7月20日完成,制定会议流程后,不得再临时增加主题发言。一般在报到注册时通过网络分享给参会者,提倡绿色会议,拒绝打印分享。
录像摄影
会议记录分三个方面。
一是全程摄像,至少需要一个机位,对发言者全程记录,特别控制好存储与电源。不要因为存储和电源在主题发言时中止录像。有能力编辑的小组,在编辑后将录像资料传递给会务组存档,不方便编辑的可以将原始数据提交。
二是全程摄影,摄影组负责对参会的每一位、会场全景、主要流程环节、主持人、主题发言者、互动提问者、会场特写、反应会议建构细节的、现场工作人员等进行全程摄影。摄影作品及时提交给会议直播组,在第一天中午,可以制作出上午参会人员投入的PPT,用于会议休息期间主屏幕及副屏播放。
三是全程直播与录屏,会议全程由4位人员负责现场直播与录屏,一位负责追踪主讲人,一位负责播放PPT,两位负责录屏与合成。
现场播报
现场播报小组负责星韵地理网相册、研讨会专栏、星韵地理直播平台、微博、微信公众号等渠道的传播。播报小组需要提前制定播报计划。包括对于参会人员、主题发言人、组织者等采访计划,采访稿可以在会议期间,以插播方式对主讲人进行立体的宣传。力争会议传播影响面更广。
餐饮住宿
会议期间,提倡自主交流。在星韵地理网研讨会专栏提供餐饮指南,对会场或住宿周边适合小型聚会的场所提供多种建议,方便星友自组织餐饮。
专业考察与旅游
研讨会期间,提供专业考察与自助旅游服务。
会务组根据专业教师的建议,设计一到两条专业考察方案,限定名额上限,自愿参加,名额报满截止。
为满足更多参会老师休闲旅游的要求,会务组还可以联系当地旅行社,设计部分自选的旅游线路,推荐给参会老师。同样,考虑到活动质量,也需要限定名额上限,自愿参加,名额报满截止。
为保证活动组织的质量,两项活动均需要在7月10日前报名结束并缴纳相应费用,一律不接受现场报名。
财务公开
与会议直接相关的费用经会务组审核,全部进入会务收支账目,在会议结束前当场宣布应届会议财务收支情况。
一般亏损或盈余均直接与星韵地理教育发展公益基金结算,不再二次与参会人员结算。
会后反馈阶段
离会安排
会务组需要对参会人员离会动态及时了解,尽可能为参会人员提供停留期间的咨询便利。
会后分享
在会议进行中,结束后,及时组织参会人员撰写参会感想、所见所闻,对于特别有共鸣或争议的话题组织引导,适时安排后期的访谈。引导群聊平台向网站平台,及时将网站平台的信息分享到群聊平台。
会议总结
由会务组负责组织应届会议组织的总结工作,形成总结性文本材料,由会议宣传组,撰写对外传播的新闻稿,积极投稿。
参会人员回访
会务组对于参会人员需要及时关注动态,对抽样不低于20%的参会人员进行有计划地回访。
归整档案
对于发言的PPT、提纲、现场照片、录像、反馈等资料,在会议结束一个月内,及时整理存档。成利用星韵地理网专题功能,制作出专题更佳。


  星韵地理研讨会组委会,是全权负责星韵地理研讨会的临时组织机构,每年在确定新一届研讨会地点后,一个月内成立,下一届组委会成立,交接完自动解散。
  由当地主办方负责人担当组委会理事长(1人),提供本地化资源协调及会议学术咨询。
  由直接申办人担当组委会秘书长(1人),负责会议组织与联络、志愿者管理。
  由星韵地理网创始人、站长、总群管理员、上一届秘书长担当组委会顾问(4人),提供会议组织、学术、技术及外部资源协调,配合各小组工作。
  由本地主要骨干教师担任组委会理事(7人),根据任务分工需要设立理事岗位,每个工作小组由一名理事担当组长。如沟通与接待、后勤与保障、技术与支持、学术与主持、会后考察、宣传与归档、财务。每个小组根据任务多少,可以临时招募干事及志愿者。
  组委会指定通讯平台为钉钉、组委会QQ讨论组。

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 楼主| 发表于 2016-8-10 14:07:40 | 显示全部楼层
这是2012年武汉星韵地理研讨会参与组织时思考留下的框架,今天做了一些补充,再拿出来供大家讨论完善。希望后来组织者可以对研讨会组织不作不那么陌生。
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